Como sabemos os eventos são excelentes para a comunicação, relacionamento, prospecção e etc.
Na realização de eventos, o resultado será proporcional ao planejamento e estruturação do mesmo + Número de clientes e parceiros participantes x A imagem passada pelo escritório.
Para que tudo ocorra bem é imprescindível que haja um bom planejamento passo-a-passo do que será feito e como será feito.
Vou tentar relatar algumas das decisões que devem ser feitas.
1º Objetivo: Você deverá definir qual será o objetivo do evento e não pode ser algo genérico como "obter clientes".
Você deve definir quais serão seus objetivos primários "trazer os prospects até o escritório para que eles conheçam a nossa estrutura e ou expertise" e o secundário "fechar novos contratos".
2º Público-alvo: Depois de definir o que se pretende você irá selecionar o perfil do participante do evento de acordo com o seus objetivos.
3º Tema ou motivação: Você precisará criar um tema ou uma motivação que faça com que os prospects se interessem em participar do seu evento.
4º Comunicação: Como, quando e onde o evento será divulgado para o público-alvo.
Estes são os pilares que devem ser definidos e junto deles existem diversas outras decisões como: a data e o local do evento (pode ser dentro ou fora do escritório), o material impresso que o escritório disponibilizará para o evento, se terá palestrante e quem será e etc...
O mais importante é que haja diversas pessoas interagindo para a realização do evento e que na fase do planejamento todos sentem-se juntos e elaborem diversas questões sobre o evento do tipo: E se o palestrante faltar ou qual será o buffet que irá participar e etc. Com essas dúvidas vocês terão uma noção melhor do deve ou não ser feito e do que não pode acontecer.
Na realização do evento existem dois principais vilões: Os recursos financeiros e o tempo, então planeje com antecedência e tenha uma estimativa de custo antes para saber se é possível realizar tal evento e também se vale a pena.
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